Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD), herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF), gelten seit dem 1. Januar 2015. Hier wird konkret geregelt, wie die Buchführung und sonstige steuerlich relevanten Unterlagen und Daten in einem Unternehmen geführt und aufbewahrt werden sollen, wenn diese in elektronischer Form vorliegen und mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden.
Seit dem 1. Januar 2017 gelten nun auch die Regeln zur E-Mail-Archivierung der GoBD.

Seit 2017 sind Unternehmen durch die GoBD auch zur Archivierung von steuerlich relevanten E-Mails und Mail-Anhängen verpflichtet. Das bedeutet, dass alle E-Mails, die die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben, wie andere Unterlagen auch, aufbewahrt werden müssen. Gleiches gilt für Anhänge, wie beispielsweise Angebote oder Rechnungen. Diese müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Handelsbriefe usw. müssen archiviert werden.

Richtig archivieren...

Wichtig ist, den Unterschied zwischen einer Archivierung und einem Backup zu kennen, denn ein Backup der E-Mails ist nicht ausreichend.
Bei einem Backup handelt es sich um eine temporäre, kurz- bis mittelfristige Speicherung von Daten. Backups dienen der Wiederherstellung von Daten, im Falle eines Datenverlusts. Feste Aufbewahrungsfristen gibt es hierfür nicht.
Eine Archivierung hingegen ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Sie dient nicht der Datenwiederherstellung im Bedarfsfall, sondern der Dokumentation. Für Archivierungen sind feste Aufbewahrungsfristen festgelegt. Die Fristen variieren je nach Art der Daten. Im Fall der E-Mail-Archivierung beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs bis zehn Jahre, je nach Art und steuerlichen Relevanz der E-Mails.

Für die archivierungspflichtigen E-Mails gelten die gleichen Vorgaben wie für die steuerrelevanten Daten: Sie müssen inklusive der Anhänge jederzeit verfügbar, vollständig, unveränderbar, vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sowie maschinell auswertbar sein. Es ist nicht ausreichend, wenn sie ausgedruckt in Papierform vorliegen.
Ist die E-Mail-Archivierung verschlüsselt, muss der Steuerprüfer einen unverschlüsselten Zugriff erhalten. Außerdem muss es ihm möglich sein, die Mails per Volltextsuche zu prüfen und maschinell auszuwerten.

Damit sich keine Probleme mit dem Datenschutz der Unternehmens- und Mitarbeiterdaten ergeben, müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails gespeichert werden.

...mit der richtigen Softwarelösung

Die reine Ablage elektronischer Dokumenten in einem Dateisystem genügt nicht, da damit die Unveränderbarkeit der Daten nicht gegeben ist. Auch reicht es nicht aus, den geschäftlichen Mailverkehr in einem Mailsystem oder Dateisystem ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen zu speichern.
Zur korrekten, rechtssicheren Aufbewahrung sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen die Unveränderbarkeit der Daten nachgewiesen werden kann. Auch sollte das System über eine Protokollfunktion verfügen, damit nachvollziehbar ist, wann und inwiefern ein Dokument geändert wurde. Es muss die Möglichkeit gegeben sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen. Sollten die E-Mail-Eigenschaften steuerlich ein Rolle spielen, müssen diese bestehen bleiben.

Sollten Sie noch nach der passenden Software für die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung suchen, sind wir Ihnen dabei gern behilflich. Wir bieten Ihnen ein Exchange-Archiv zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung.